E-Mails schreiben, die auch beantwortet werden

René Borbonus gibt Tipps, wie Sie Ihre E-Mails so schreiben, dass die Adressaten sie auch beantworten. Um das zu erreichen, müssen Sie dem Adressaten entgegenkommen, sich kurz fassen und ihm klar sagen, was Sie von ihm wollen.

Ein paar Merksätze von Bourbonus:

• Eine E-Mail zu verfassen, die beim Adressaten Verbindlichkeit erzeugt, erfordert eine gewisse Achtsamkeit, denn wir beantworten gewöhnlich zuerst die E-Mails, die wir am schnellsten und einfachsten bearbeiten können. Um einen Adressaten per E-Mail zu einer schnellen Antwort oder zur Erfüllung einer Bitte zu bewegen, ist es deshalb sinnvoll, ihm entgegenzukommen.
• Fürs Vereinbaren eines Termins etwa brauchen Sie kein Storytelling.
• Höflicher ist es, gleich zur Sache zu kommen. Wenn Sie einen Termin vorschlagen wollen, schlagen Sie diesen auch direkt vor. Die meisten Anliegen lassen sich in zwei bis drei Sätzen ausdrücken. Falls nicht, rufen Sie den Empfänger an oder bitten Sie per E-Mail um ein Telefonat.
• Wenn es einmal ausführlicher sein muss als zwei oder drei Sätze, formatieren Sie die E-Mail so, dass sie sich leicht lesen lässt... Teilen Sie den Text durch Absätze, Aufzählungszeichen oder eine Nummerierung in möglichst kleine Portionen auf.
• Wenn Sie eine schnelle Antwort vom Adressaten wollen, müssen Sie ihm vor allem klar machen, was genau er eigentlich für Sie tun soll.

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